Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanmalıdır?

Özlük dosyası hiç bilmeyen biri için işe girişte istenen belgeler olarak bilinse de işin aslı çok daha farklıdır. Temelini işverenin iş akdi başlamadan hemen önce istediği evraklar oluştursa da özlük dosyası bundan çok daha fazlasını içerek gayet önemli bir dosyadır. İşveren ile çalışan arasındaki ilişkinin resmileşmesinin bir adımı olarak da görülen tüm bu evrakların her iki taraf için de yasal bağlayıcılıkları vardır. 

Bununla beraber 857 Sayılı İş Kanunu, Madde 75’de, “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

Özlük Dosyası Hazırlama Esasları Nelerdir?

Özlük dosyası hazırlama konusunda iş kanunu ve diğer ilgili kanun ve mevzuatlarda herhangi bir düzenleme bulunmamakla birlikte iş kanunu 75. Maddede “İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.” Şeklinde bir ifade mevcuttur. Bu madde uyarınca işverenin özlük dosyasını eksiksiz ve güncel tutma zorunluluğu açıkça ortaya konmuştur. 

Çalışan tarafından işverene iletilen tüm resmi evrak, yazışma, sağlık raporu ve diğer belgelerin saklanabilmesi için kırtasiyelerde hazır çözümler bulunabildiği gibi bu belgeler sıradan dosyalar içerisinde de saklanabilmekte ve özlük dosyalarının hangi şekilde saklanacağı şirket özelinde değişmektedir.

Teknolojinin her alanda hayatımıza kattığı kolaylıklar pek tabii ki insan kaynakları departmanları için de geçerlidir. Tüm belgelerin tek tek incelenerek klasörlere ayrıldığı ve saklandığı süreçler artık daha esnek bir yapıya bürünmüş durumdadır. Alınan her matbu evrak tarayıcı vasıtası ile dijitalleşerek insan kaynakları yazılımı tarafından belirli bir düzende saklanabilmektedir. 

Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Bulunmalıdır?

Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler aşağıdaki gibidir. 

1. Nüfus cüzdanı fotokopisi
2. Nüfus kayıt örneği
3. İkametgah Belgesi
4. Sağlık raporu
5. Diploma fotokopisi
6. Adli sicil kaydı
7. 2 adet vesikalık fotoğraf
8. Aile durumunu bildirir belge
9. Askerlik durum belgesi
10. İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
11. SGK işe giriş bildirgesi

Çalışanın sorumluluk alanına göre çeşitli eklemeler yapılabilmektedir.

İşçinin niteliğine göre;

1. 18 yaşından küçük çalışanların ebeveyn muvafakatnamesi,
2. Yabancı işçi ise çalışma izni belgesinin aslı
3. Yararlanılan teşvik varsa bunu gösteren belge
4. Engelli ise Sakatlık Raporu ya da onaylı örneği
5. Engelli indiriminden yararlanıyorsa Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan bu yönde alınmış belge
6. Eski hükümlü, engelli ya da terör mağduru ise İŞKUR kayıt belgesi

İşin niteliğine göre;

1. İşin niteliğine göre yapılması gereken periyodik sağlık kontrolleri raporları
2. İşin niteliğine göre yapılan muayenelerin raporları
3. Araç kullanılan işlerde işçi ehliyet fotokopisi
4. Zimmetli araç gereç, cihaz zimmet formu
5. Ağır ve tehlike seviyesi yüksek işlerde personel bilgi formu
6. Fazla mesai ve fazla çalışma için işçinin onayının alındığı belge
7. Değişen çalışma günü, saati ve vardiyalar için hazırlanmış çalışma çizelgesi

İşçinin işe devam ettiği sürece;

1. Yıllık izin formu
2. Ücretsiz izin, mazeret izni ve diğer izinler için oluşturulmuş izin formları
3. Doğum izni, doğumdan sonraki ücretsiz izin, süt izni dilekçeleri
4. İş göremezlik ve istirahat raporları
5. İş kazası tutanağı
6. Tutanak, yazılı savunma talep yazısı, işçi savunması, işçiye verilen uyarılar, olay tespit yazıları
7. Ücret kesme cezası ve gerekçeli belge
8. İşçi ile ilgili resmi yazışmalar
9. İmzalı bordro ya da ücret pusulaları
10. Maaş zammı, terfi yazısı, nakil bildirimi, görevlendirme yazıları, görev ve unvan değişikliğini gösteren belge
11. Geçici işyeri değişikliği durumunda işçinin rızası gösteren belge
12. İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler

İşçinin işten çıkması durumunda;

1. İstifa dilekçesi
2. Fesih bildirimi
3. İbraname
4. SGK İşten ayrılış bildirgesi
5. İhbarname
6. Hizmet belgesi
7. Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları
8. Varsa haklı fesih sebebini ispatlayan belge
9. İşçiye noterle yapılan bildirimler, ihtarnameler