Puantaj Nedir? Nasıl Doldurulur?

Puantaj Nedir?

Puantaj, işletmelerde çalışanların işe geliş ve gidiş saatlerinin kendi ıslak imzaları ile kayıt altına alınarak ödemelerin ve kesintilerin hesaplanmasında kullanılan önemli bir araçtır. Çalışanlar iş başı yapmak üzere işletmeye geldiklerinde takip formunda o günün tarihi ve kendilerine ayrılan bölüme geliş saati ve imzalarını atmak sureti ile işe geliş saatlerini kayıt altına almaktadırlar. Bu durum iş çıkış saatleri için de geçerlidir. İlgili kayıtlar düzenli periyotlarla işletmenin hiyerarşisinde bu konuda görevli departman tarafından kontrol edilerek çalışanın dosyasına işlenmektedir.

Puantaj kayıtlarında genel hatları ile şu bilgiler yer almaktadır;

1. İşe giriş ve çıkış saatleri

2. İzin, rapor ve devamsızlık bilgileri,

3. Fazla mesailer

Genellikle insan kaynakları departmanı tarafından kontrol altında tutulan puantaj kayıtları günümüz teknolojisi ile beraber artık yazılımsal olarak da takip edilebilmektedir. İnsan kaynakları departmanı tarafından kullanılan yazılımlara entegre çalışan bu yapıda kişilere verilen kart ya da biyolojik imza (parmak izi, lens okuyucu) gibi araçlar sayesinde imzaya gerek kalmadan ve tamamen otomatik olarak yönetilebilmektedir.

Puantaj Cetveli Nedir?

Puantaj cetveli; çalışanın puantajda kayıt edilen bilgilerinin takip edildiği tablodur. Teknolojik dönüşümünü yapmamış olan işletmelerde basit kâğıt, kalem ile ya da Excel tabloları ile takibi yapıldığı gibi günümüzde yazılım tarafından da tablo ve raporlara dönüştürülmektedir. Puantaj kayıtları tutmak için çeşitli yöntemlerden yararlanılabilmektedir. Bu yöntemler ise;

1. Puantaj Defteri

Puantaj kayıtlarını tutmak için uygulanan en eski yöntem puantaj defteridir. Basit kâğıt kalem üzerine kayıt etmek istediğiniz verilere uygun olarak kendi çizdiğiniz çizelge ile puantaj kayıtlarını tutabilirsiniz. Bu metodu kullanan işletmelerde puantaj kontrolü için görevli personel (puantör) her çalışanın işe geliş – gidiş saatlerini, devam – devamsızlık durumlarını ve varsa fazla mesailerini bu deftere işlemektedir. Burada dikkat edilmesi gereken hassas durum ise yapılan bu işlemin hakkaniyet esasına uygun şekilde yapılmasıdır.

2. Elektronik Kart

İşletmeler puantaj kayıtlarını tutarken çalışan sayılarına uygun olarak farklı yöntem ve tekniklere yönelebilmektedir. Çalışan sayısı fazla olan işletmeler tarafından tercih edilen elektronik kart sistemi sayesinde puantör ihtiyacı olmadan çalışanlara verilen kartın ilgili cihaza okutulması vasıtası ile tüm veriler kayıt altına alınabilmektedir. Genellikle personel giriş kapısına yakın bir alanda olan bu cihazlar, her kart okutma işleminde o kart sahibinin kayıtlarını güncelleyerek sistemin kolay yönetilmesini sağlar.

3. Parmak İzi Okutma

Her insanı birbirinden ayıran biyolojik özelliklerinden biri de kuşkusuz parmak izidir. Kişiye özel olan parmak izi kayıtları ile personelin puantajının tutulması uzun zamandır kullanılan bir diğer yöntemdir. Elektronik kart yönteminde olduğu gibi genellikle giriş kapısında bulunan parmak izi okuyucuya parmak izini okutan çalışanın kayıtları sisteme otomatik olarak kayıt edilir. 

4. Yüz Tanıma

Günümüz teknolojisi sayesinde yüz tanıyan sistemler de gelişmiş durumdadır. Yapay zeka teknolojisini kullanan bu sistemler, sisteme kayıtlı fotoğraflar ile kameraya yansıyan görüntüyü karşılaştırarak çalışanın puantaj kayıtlarını oluşturmakta ve kayıt altına almaktadır.

Puantaj Cetveli Nasıl Oluşturulur?

Puantaj cetveli doldurulurken her çalışan için bir sütun açılarak adı ve soyadı açık şekilde yazılır. Aylık puantaj kayıtlarında yer alan giriş çıkış saatleri, devamsızlık yaptığı günler, rapor ve izinleri ve varsa fazla mesaileri bu sütunda ilgili yerlere girilir. Ay sonunda bu cetvel üzerindeki kayıtlar tek tek hesaplanarak çalışanın hakkedişi ücret bordrosuna dönüştürülerek karşılık gelen ücret çalışana ödenir.

Puantaj konusunu dert etmenize gerek yok. Stafik insan kaynakları odaklı erp yazılımı, seçtiğiniz puantaj kayıt yöntemleri ile entegre ve uyumlu çalışabilen, tüm puantaj kayıtlarını tam olması gerektiği gibi tutan ve dilediğiniz her an raporlayabilen bir sistemdir. Daha detaylı bilgi almak için dilediğiniz zaman bizimle iletişime geçebilirsiniz.