Zaman yönetimi, özellikle salgın nedeniyle hayatımıza giren yeni çalışma modelleri nedeniyle daha fazla önem kazanan ve ik tarafından yapılan planlamaların en önemlisi haline gelen bir sorundur. Özellikle uzaktan çalışma modelinde kişileri denetleme olasılığının artması, zaman yönetimi konusunda bağlayıcı bir unsur haline gelmiştir. Bu yazımızda zaman yönetimi konusuna atıfta bulunurken insan kaynakları departmanının karşılaştığı handikapları da inceleme fırsatı bulacağız.

Zaman Yönetimi Nedir?

Her çalışan için günün belirli saatleri çalışma, belirli saatleri sosyalleşme ve geri kalan zaman da dinlenmeyi kapsayacak şeklinde bir döngüye sahiptir. Bu sürelerin doğru planlanması ve bu plana uygun hareket edilmesine zaman yönetimi denir. Kişinin verimliliğini artıran en önemli etkenlerden biri hiç kuşkusuz zaman yönetimini doğru planlamak ve uygulamaktır. Örneğin çalışan, istirahat için ayırması gereken optimum süreye uymadığı zaman bir sonraki iş gününde verimliliği önemli ölçüde azalabilir. Aynı zamanda görev ve sorumlulukların yerinde ve zamanında yerine getirilmesi için de zaman yönetiminin doğru bir şekilde uygulanması gereklidir.

İK Departmanı İçin Zaman Yönetiminin Önemi 

Hepimizin bildiği gibi İK departmanı, şirket içerisinde görev yapan tüm çalışanlarla ilgilenen, çalışanlarla yönetim arasındaki bağlantı noktasını oluşturan ve işe alımdan, işten çıkarmaya kadar pek çok süreci yöneten bir birimdir. Bu bağlamda zaman yönetimi tüm çalışanları ilgilendirdiğinden daha çok insan kaynakları departmanı ve departman bünyesinde görevli olan İK uzmanlarını ilgilendirmektedir. Aşağıda IK uzmanları için zaman yönetiminde fayda sağlayacak minik ipuçlarına yer verdik. Bunlar:

1. Hedef Belirleyin: Hedefi bilmeden yolculuğa çıkmak, en basit haliyle yolda kaybolmanıza neden olur. Hedeflerin net bir şekilde belirlendiği durumlarda ise kişi o hedefe ulaşmak için plan ve stratejiler geliştirebilir ve doğru zaman yönetimi ile bu hedefe ulaşmak için yapılması gerekenleri doğru yer ve zamanda yerine getirebilir.
2. Öncelik Belirleyin: Zaman yönetimini her görev özelinde gerçekleştirmek ve önem sırasına göre öncelikli olan görevleri diğerlerinden önce yapmak, etkin bir zaman yönetimi için önemli bir adım olacaktır.
3. Zaman Dağılımı Yapın: Belirlenen hedeflerin gerçekleştirilmesi için gerçekçi bir zaman dağılımı şarttır. Yapılacak her işin gerçekleştirilmesi için gereken bir süre olduğunu, bu sürenin doğru hesaplanması ve çalışandan ona uygun bir zaman yönetimi gerçekleştirilmesi beklenmelidir.
4. Organize Edin: Görevlendirme sonucunda sorumluluk alan çalışanın ihtiyaç duyduğu kaynaklara kolay erişmesi gerekir. Kaynaklara ulaşmakta zorluk çeken çalışan için zaman yönetimi bir hayli zor olacaktır ve kaynaklara erişim için harcayacağı süre de zaman yönetimini kesintiye uğratan başlıca etken olmaya adaydır.
5. Grup Çalışması: Sürecin daha hızlı ilerlemesi ya da kişinin gerçekleştirebileceğinden daha fazla iş yükü altında kalmaması için, süreci belli parçalara bölerek ekip içerisinde farklı görevlendirmeler yapmalısınız.
6. Fazlalıklardan Kurtulun: Sorumluluklar yerine getirilirken halk arasında “angarya” olarak tanımlanan detaylardan kurtulmak, zaman yönetimini daha etkin yapabilmenize olanak tanır.
7. Stresten Uzaklaşın: Zaman yönetiminin katkılarından biri de stresin çalışma ortamından uzaklaştırılabilmesidir. Doğru zaman yönetimi sayesinde çalışanlar görev ve sorumluluklarını yerine getirirken stres gibi bir olumsuzluğa maruz kalmazlar.
8. Planlayın: Hedeflerinize ulaşmak için henüz daha sürecin başında planlama yapmalısınız. Yazının başında da bahsettiğimiz gibi; hedefe doğru yapılan her hareket belli bir plan ve strateji dâhilinde olmalıdır. Aksi takdirde yolda karşılaşacağınız sorunlarla nasıl baş edeceğinizi bilemez ve hedefe ulaşmakta zorlanırsınız.

Zaman yönetimi hakkında bilgi ve ipuçlarına yer verdiğimiz bu yazımızın sonunda, IK departmanı tarafından zaman yönetimi konusunda destek alınabilecek gelişmiş bir araçtan bahsetmek istiyoruz. Stafik, IK departmanının tüm ihtiyaçları düşünülerek tasarlanmış, Türkiye’nin ilk ve tek IK odaklı ERP yazılımıdır.